صفحه اصلي > درباره ما > منشوررفتاری و اخلاق حرفه ای   

پذیرش مسئولیت به مفهوم قبول وظایف محوله و انجام امور با حداکثر توان و به بهترین نحو و براساس سیاست ها ودستورالعمل های داخلی صندوق و مقررات نظارتی است. یکی از وظایف اصلی کارکنان صندوق، خودداری از هرعملی است که اعتبار حرفه ای صندوق را مخدوش سازد . وظیفه دیگر همکاران صندوق انطباق خود با مقررات، دستورالعمل ها، روش های اجرایی، بخشنامه ها و اطلاعیه های درون سازمانی است که در جهت بهبود کسب و کار صندوق مورد استفاده واقع می شود.

کارکنان صندوق در برابر مشتریان، سازمان های دولتی و نظارتی و تمامی همکاران و مردم مسئول بوده و باید در مصرف منابع و دارایی های صندوق با احساس مسئولیت و دلسوزانه برخورد کنند.

 1-1. رفتار مورد انتظار از کارکنان

مطالعۀ راهنمای اصول رفتار حرفه ای صندوق و تعهد نسبت به اجرایی شدن آن یکی از پیش شرط های استخدامی کارکنان و یکی از شروط تداوم همکاری آنها بوده و بر همین اساس ارزشیابی سالانه انطباق عملکرد هر فرد با اصول رفتار حرفه ای صورت خواهد پذیرفت. 

1-2.رفتار مورد انتظار از مدیران

مدیران الگوی رفتارهای اخلاقی و حرفه ای کارکنان بوده و ضروری است در انجام مسئولیت های محوله ، به آموزش وهدایت کارکنان اهمیت بیشتری بدهند. انطباق رفتار مدیران با گفتار و رهنمودهای آنان نقش بسیار مؤثری در آموزش حرفهای کارکنان خواهد داشت از وظایف مهم مدیران در ارتباط با اصول رفتار حرفه ای می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  - ارزش گذاری خلاقیت ها و نظرات کارکنان.

  - فراهم کردن محیطی امن و دوستانه برای طرح پرسش و پاسخ و ارائه نظرات و گزارش ها.

  - کمک به کارکنان درتفسیراصول رفتار حرفه ای به منظوراستفاده درموقعیت های شغلی و عملیات اجرایی.

 -  حمایت از سیاست ها و مفاد راهنمای اصول رفتار حرفه ای.

 -  حفظ ارتباط با سرمایه انسانی صندوق به ویژه درمواردی که نیاز به کمک یا مشاوره وجود دارد.

 -  ارائه نظرات و پیشنهادهای لازم برای ارتقا کیفی راهنمای موجود.

 2-1.رعایت و حفظ احترام متقابل در انجام امور

صندوق با حفظ حرمت انسانی به عنوان اصل اول فرهنگ سازمانی، علاوه بر ارائه خدمات به مشتریان، پیشتازی در زمینه های ایجاد سلامت و آرامش محیط کار، حقوق و دستمزد و موقعیت های آموزشی کارکنان را همواره مورد توجه قرار می دهد. بنابراین از کارکنان نیز انتظار دارد با همکاران تازه وارد با احترام و ادب برخورد کرده و سعی کنند با بکارگیری و ترویج فرهنگ احترام متقابل در تمامی سطوح سازمان و آموزش نحوه برخورد و احترام اداری، موجب رشد و افزایش بهره وری سازمان باشند.

صندوق یک نهاد مالی مشتری مدار است و کارکنان بایستی با مشتریان فعلی،مشتریان بالقوه و تمامی مراجعه کنندگان با احترام برخورد کنند. در این برخورد شایسته با مشتریانی که با ناتوانایی های جسمی ، حرکتی و کلامی مواجه هستند به صورت ویژه و با فراهم نمودن حق دسترسی به خدمات، محصولات و امکانات از اهمیت ویژه ای برخوردار است و در چنین مواردی صندوق  خود را متعهد می داند امکانات قابل قبولی برای این گروه از مشتریان فراهم کند. در صورتی که برخی مشتریان صندوق دارای ناتوانی جسمی و یا کلامی باشند، کارکنان باید علاوه بر درک شرایط آن ها، ضمن رفع موانع ارتباطی و ساختاری خدمات را در اسرع وقت ارائه کرده  و امور محوله را به نحو احسن انجام دهند.

 از کارکنان انتظار می رود کارهای روزانه را منطبق بر معیارهای مورد نظر صندوق انجام دهند . این رفتار به موفقیت صندوق در دست یابی به اهداف موردنظر منجر شده  و رشد و ارتقای بهره وری فردی و سازمانی را به همراه خواهد داشت.

 2-2. انتقال اطلاعات و دانش حرفه ای میان همکاران

همکاری، همفکری خلاقیت و نوآوری، به ویژه در ارائه خدمات جدید و حل مشکلات موجود از مهمترین اهداف صندوق است. شفافیت در ارائه اطلاعات از اصول اساسی صندوق به شمار می رود. توجه به نظرات و خواست های همکاران، فراهم نمودن زمینه بحث وگفتگو، انتقال نظرات و دانش حرفه ای بین مدیران و همکاران از جمله موارد آموزش حین کار مورد تأکید کارشناسی است.

 اعتقاد به همکاری وهم فکری در سازمان،ایجاد ارتباط دوستانه و صمیمانه در محیط کار رضایت شغلی را ارتقاء می دهد و فضایی مملو از هم افزایی ونوآوری ایجاد می کند . در چنین محیطی با فضای صمیمی و دوستانه ، خلاقیت ها امکان شکوفایی یافته و رشد وکارآمدی هر چه بیشتر کارکنان تحقق می یابد.

 2-3. شایسته سالاری

در صندوق به خصوصیات و تفاوت های فردی احترام گذاشته می شود و عقاید و نظرات کارکنان مورد توجه قرار می گیرد.

 صندوق معتقد به ایجاد موقعیت برابر استخدامی برای متقاضیان است. تنوع گرایی، راه درست کسب و کار و اساس موفقیت صندوق محسوب می شود.  و بدیهی است صندوق با بهره گیری از این تنوع نظرات و خلاقیت کارکنان قادر به ارائه خدمات متنوع و پاسخگویی بهتر به مشتریان خود خواهد بود.

2-4.ضوابط ارتقای مراتب شغلی

یکی از اهداف صندوق  ، پرورش کارکنان مجرب با کسب تخصص و مهارت های شغلی است چرا که  کارکنان امروز، می توانند مدیران آینده صندوق باشند و هیچ یک از کارکنان به ویژه همکاران تازه استخدام ، نباید به هردلیلی بدون طی کردن دوره ها و سوابق شغلی پیش نیاز، در سمت های تخصصی قرار گیرند.  بنابراین صندوق برای پیشبرد و اجرایی شدن این هدف خود، ساز و کارهایی پیش بینی نموده تا ارتقای کارکنان براساس گذراندن دوره های مرتبط و با توجه به سوابق شغلی مورد نیاز انجام شود. در این راستا مدیریت منابع انسانی و آموزش اطلاعات لازم را در این زمینه ارائه می نماید.

 2-5.رعایت سلسله مراتب سازمانی

رعایت سلسله مراتب سازمانی و توجه به این مهم به دلیل نقش اساسی در برقراری و حفظ نظم اداری، از اصول اولیه رفتاری در هر سازمان و حفظ حرمت مافوق و تبعیت از دستورات اداری صادره وظیفه تمامی کارکنان است. انتقال اطلاعات، انجام مکاتبات،گزارش دهی و حتی برقراری ارتباط های تلفنی در انجام امور روزانه بایستی تابع سلسله مراتب سازمانی باشد.

 تمامی کارکنان در همه سطوح موظف و ملزم به رعایت سلسله مراتب اداری بوده و طبیعی است . رعایت سلسله مراتب سازمانی دوسویه است و از بالا به پایین نیز باید مورد توجه باشد بی توجهی به آن می تواند منجر به نادیده گرفتن و حذف ارتباط با برخی رده های شغلی شود که خود از عوامل ایجاد عدم انگیزش، ناهماهنگی، فرمان ناپذیری و اختلال رفتاری در رده های پائین تر به شمار می رود.

 2-6.برخورد با رفتارهای نادرست

یکی از وظایف مهم تمامی کارکنان در محیط کار ایجاد فضای فعالیت جمعی به دور از تشنج و برخورد های زننده و آزاردهنده است. رفتارهای نامناسب و برخوردهای توهین آمیز که در روابط کارکنان تاثیر منفی بگذارد، به هیچ عنوان مجاز نیست.

 نمونه های زیر از جمله رفتارهای نامتناسب و غیرسازمانی تلقی می شود:

 2-7.ایجاد اطمینان

کارکنان باید بدون ترس ، امنیت لازم را برای ارائه گزارش موارد مشکلات موجود به مقامات مسئول داشته باشند. جلوگیری ازاقدامات تلافی جویانه درهرسازمان ضروری بوده و در صورت برخورد با اقدامات تلافی جویانه، باید موارد با مرکزتلفنی اصول رفتار حرفه ای مطرح و هماهنگ شود.

 صندوق به کارکنان اطمینان می دهد که در صورت گزارش مشکلات ناشی از عدم تبعیت از اصول رفتار حرفه ای، امنیت شغلی آن ها حفظ خواهد شد و به هیچ وجه اقدامات تلافی جویانه انجام نخواهد شد.

 2-8. ممنوعیت استفاده از مواد مخدر

برخورداری از فضایی پویا و ایمن در محیط کار، حق تمامی کارکنان، مشتریان و سهامداران است . استفاده ازهرگونه مواد مخدر و نوشیدنی های غیرمجاز، علاوه بر منع قانونی، کارایی شغلی و امنیت محیط کار را مختل می کند و بر همین اساس اعتیاد و مصرف مواد مخدر ، داروی روان گردان و ... در صندوق  اکیداً ممنوع است . پیروی ازاین اصل در مورد تمامی متقاضیان استخدام، کارکنان و همچنین پیمانکاران مستقل نیز صادق است.

 2-9.رعایت موازین اسلامی و شئون اداری

پوشش هر فرد نماد شخصیت فردی و اجتماعی اوست و بنابراین از تمامی کارکنان انتظار می رود هنگام حضور درصندوق علاوه بر داشتن پوشش مناسب، دررعایت موازین اسلامی و شئون اداری کوشا باشند . بدیهی است درصورت مشاهده عدم رعایت شرایط تعیین شده، با فرد خاطی برخورد خواهد شد.

مدیران و کارکنان صندوق  رازدار مشتریان به شمار رفته و باید اطلاعات آنان را محرمانه تلقی کنند و به مشتریان اطمینان دهند که اطلاعات مرتبط با آنان جز در امور صندوقی استفاده نخواهد شد. اطلاعات شخصی مشتری همواره نزد صندوق حفظ می شود.

 جمع آوری و تبادل اطلاعات برای کسب و کار صندوق یک فرایند ضروری و حیاتی است و تأمین امنیت آن برای بقا وموفقیت سازمان امری ضروری محسوب می شود. برای حفظ امنیت این اطلاعات لازم است که اطلاعات درطبقه بندی های مشخص دسته بندی و حدود دسترسی هر یک از گروه های شغلی به آن ها مشخص شود. ضروری است تمامی کارکنان آگاهی لازم نسبت به طبقه بندی ها و حدود دسترسی به هریک از سطوح اطلاعات را کسب کنند.

3-1.محرمانه بودن اطلاعات صندوق

دسترسی مدیران و کارکنان صندوق باید محدود به اطلاعاتی باشد که برای پیشبرد اهداف صندوق مورد نیاز است. قراردادن این اطلاعات در دسترس افراد درون یا بیرون سازمان که ارتباطی با آن ندارند، غیرمجاز است. طرح چنین اطلاعاتی با افراد خانواده، دوستان یا آشنایان می تواند موجب افشای آن ها شود و جامعیت روابط صندوق را به مخاطره بیاندازد.

 افشا و یا خروج غیرمجاز اطلاعات صندوق، موجب برخوردهای قانونی با افراد خاطی و حتی اخراج آنان خواهد شد. علاوه بر این، اطلاعات مربوط به کسب و کار، همانند نقشه های استراتژیک سازمانی، محصولات و یا سایر اطلاعات غیرعمومی مشتریان باید فوق محرمانه تلقی شود. تداوم محرمانه بودن اطلاعات حتی پس از پایان همکاری کارکنان با صندوق  به هر دلیلی (بازنشستگی، اخراج و... ) ضروری و لازم الاجراست.

 3-2.اطلاعات محرمانه، جزء لاینفک اموال صندوق

مدیران و کارکنان صندوق مادامی که مشغول به خدمت هستند، به دلیل دسترسی به اطلاعاتی مانند ایده ها،اختراعات، تکنیک ها، پروسه ها، نرم افزارهای کامپیوتری، برنامه ها، گزارش ها، مطالعات، آمار ، داده ها، لیست واطلاعات مشتریان، اسرار تجاری و سایر اطلاعات ویژه ای که در دسترس همه نیست باید متعهد باشند که تمامی اطلاعات و دانسته های فوق جزء اموال صندوق محسوب می شود و نمی توانند از هیچ یک جز در کسب و کار صندوق استفاده کنند. یکی از شرایط همکاری با صندوق در بدو استخدام نیز آن است که کارکنان باید تأیید واعلام کنند اطلاعات محرمانه صندوق و مشتریان، فقط متعلق به صندوق است و هرگونه حق استفاده شخصی از اطلاعات محرمانه صندوق و مشتریان از آنان سلب می شود. کارکنان متعهد می شوند که در حفظ تمامی این اطلاعات کوشا باشند.

 هرگونه استفاده شخصی یا تکثیر اطلاعات محرمانه صندوق یا مشتریان غیرمجاز است؛ بنابراین هیچ یک از کارکنان مجاز نیستند در اشکال الکترونیکی و با استفاده از دستگاه های ضبط صوتی و تصویری مانند دوربین های دستی، تلفن همراه و ... اطلاعات داخلی صندوق و یا مشتریان را ضبط کنند.

 3-3.طبقه بندی اطلاعات

تمام اطلاعات جمع آوری، پردازش و ذخیره شده دربارۀ مشتریان، کارکنان، شرکای تجاری و سایر افرادی که به نوعی با صندوق در ارتباط اند، متعلق به صندوق است. این اطلاعات با عناوین و سرفصل های عمومی، داخلی،محرمانه و یا محرمانه مشتریان صندوق طبقه بندی شده اند که ضروری است کارکنان با آن آشنا باشند:

 اطلاعات سطح عمومی:  اطلاعاتی است که پس از کنترل صندوق، از طریق کانال های مجاز از جمله وب سایت صندوق در دسترس پرسنل، مشتریان و تمامی افراد قرار داده می شود.

 اطلاعات داخلی صندوق : اطلاعاتی است که پس از کنترل صندوق فقط در دسترس کارکنان صندوق، پیمانکاران مجاز،مشاوران و یا سایر اشخاص ثالث قرار می گیرد و عموم مردم به آن دسترسی ندارند و  افشای غیرمجاز این اطلاعات می تواند به صندوق یا ذینفعایش صدمه وارد کند. آمار منابع و مصارف شعب یا اسامی کارکنان صندوق از جمله موارد مرتبط با این بخش است.

اطلاعات محرمانه: اطلاعاتی است که در صندوق و به منظور دستیابی به برتری رقابتی تهیه می شود . افشای این اطلاعات می تواند آسیب های شدیدی به صندوق و یا هر یک از سرمایه گذاران آن وارد کند. سطح محرمانه بودن این اطلاعات براساس میزان آسیب رسانی ناشی از افشای آن تعیین می شود.

 اطلاعات محرمانه مشتریان صندوق : اطلاعات کاملاً محرمانه اشخاص حقیقی و حقوقی شامل مشتریان صندوق و سایراشخاص از جمله ضامنین است و فقط مراجع قضایی می توانند به آن دسترسی داشته باشند . مبالغ موجودی حساب و گردش حساب مشتریان از جمله موارد این موارد است.

 3-4.محافظت از اطلاعات صندوق

رهنمودهای صندوق برای حفاظت از اطلاعات داخلی، محرمانه و محرمانه مشتری که رعایت آن برای تمامی کارکنان صندوق الزامی است، به شرح زیر اعلام می شود:

 -  هیچ یک از کارکنان صندوق نباید سعی در دسترسی به اطلاعاتی از درون سازمان نمایند که دستیابی به آن ها، مورد نیاز شغلی شان نیست.

 -  اطلاعات محرمانه نباید در اختیار هیچ یک از افراد داخل یا خارج سازمان باشد که مجاز به دریافت این اطلاعات نیستند.

 - در صورت ضرورت انتقال اطلاعات به افراد مجاز بایستی از انتقال اطلاعات غیرضروری خودداری شود .برای مثال هنگام تهیه و ارائه گزارش، در صورت عدم نیاز به اطلاعات شخصی، از درج شماره حساب ویا شماره شناسنامه خودداری شود.

  - داده های محرمانه مشتری و صندوق در جایی ذخیره شود که فقط افراد مجاز امکان دیدن و یا دسترسی به آن ها را داشته باشند.

-  قبل از خروج از صندوق مطمئن شوید که اطلاعات محرمانه روی میز، اتاق کار یا مکان مشاع باقی نمانده باشد.

- در صورت نیاز به نقل و انتقال این اطلاعات در صندوق، از پاکت هایی با مهر "محرمانه " استفاده شود.

- اطلاعات محرمانه مشتری صندوق نباید بر روی هیچ سیستمی که متعلق به صندوق نیست، ذخیره شود (برای مثال ذخیره اطلاعات مشتریان صندوق در کامپیوتر خانگی غیرمجاز است).

 ضبط غیرمجاز صوتی و تصویری جلسات و مباحثات صندوق  ممنوع است. به همین دلیل کارکنان نباید ازگوشی های دوربین دار و یا سایر تجهیزات برای ضبط ارتباطات در محیط کار استفاده کنند.

 عکس برداری غیرمجاز در محدوده صندوق و از املاک متعلق به صندوق ممنوع است.

 3-5.سایر وظایف مرتبط با حفاظت اطلاعات

این وظایف برای تمامی کارکنان و کاربرانی که از سیستم صندوق و اطلاعات آن استفاده می کنند، لازم الاجراست:

 -  در صندوق از مقررات و دستورالعمل های مدون به منظور کار با اطلاعات مشتری و نگهداری دقیق وکامل سوابق مالی آنان و صندوق پیروی می شود. کاربرانی که از سیستم صندوق استفاده می کنند، دارای نام و یا کد کاربری و کلمه عبورند. کاربران دارای کد کاربری، مسئول تمامی اعمال انجام شده با آن کد خواهند بود؛ بنابراین برای تبعیت از معیارهای حفاظت اطلاعات صندوق، تمامی کاربران سیستم های صندوق لازم است بدانند تحت هیچ شرایطی نباید کد خود را در اختیار دیگران قرار دهند.

 - کاربران سیستم ها باید توجه داشته باشند که ترک محل کار درحالی که سیستم مورد استفاده روشن و آماده بهره برداری است ، غیرمجاز است . درصورتیکه هریک از کارکنان حتی برای چند دقیقه محل کار را ترک می کنند، ضروری است از کد کاربری خود خارج شوند تا امکان سوءاستفاده سیستمی فراهم نشود.

 - کارکنانی که امکان دسترسی از راه دور به سیستم های صندوق و یا اجازه استفاده از دستگاه های قابل حمل را دارند ، برای جلوگیری از افشای اطلاعات صندوق، باید از روش های حفاظتی مطمئن استفاده کنند که در مقررات امنیت اطلاعات ذکر شده است.

 3-6. گزارش مشکلات حفاظت اطلاعات

تمامی کاربران سیستم های اطلاعات صندوق، وظیفه غیرقابل انکاری درخصوص گزارش مشکلات حفاظتی دارند. در صورت مشاهده ضعف امنیتی یا اشکال در سیستم های صندوق، ضروری است مراتب بلافاصله به مبادی ذیربط گزارش شود.

ارتباط تمامی مدیران و کارکنان با مشتریان، ضمن رعایت احترام متقابل و ارائه بهترین خدمات ، در چارچوب مقررات باید صرفاً اداری تلقی شود.

 هر نوع ارتباط با مشتریان که بر تصمیمات مدیران و کارکنان تأثیرگذار باشد به گونه ای که پیشنهادهای اعطایی ویا تصمیمات اتخاذ شده در تضاد با مقررات و یا منافع صندوق قرار گیرد، غیرمجاز و ممنوع است.

 براساس مقررات و دستورالعمل های صندوق ، قبول هرگونه وجه یا هدیه در ارتباط با کسب و کار صندوق برای مدیران و تمامی کارکنان ممنوع است. مدیران، کارکنان و حتی اعضای خانواده آن ها نباید اجازه دهند کسی به منظور تأثیرگذاری بر تصمیماتشان در امور کسب و کار صندوق ، از آن ها تقاضایی کند و یا دعوت و هدیه ای را به آن ها پیشنهاد کند . از سوی دیگر کارکنان صندوق نیز نباید برای منافع شخصی خود از کسی درخواست و تقاضایی داشته باشند؛ به گونه ای که بر تصمیم گیری آن ها در کسب و کار صندوق تأثیر بگذارد.

 کارکنان با توجه به موقعیت خود ، به هیچ عنوان نباید از اطلاعات، اموال صندوق، خدمات و یا سایر موقعیت های کسب و کار ، برای منافع شخصی استفاده کنند. کارکنان صندوق و اعضای خانواده آن ها در برقراری هرگونه ارتباط مالی با مشتریان باید بسیار هوشیار و محتاط باشند. به طور مثال قرض گرفتن کارمندان و یا خانواده آنان ازمشتریان، سایر کارمندان و یا پیمانکاران صندوق، حسب سیاست های داخلی صندوق، غیرمجاز و ممنوع است.برای مدیران و کارکنان صندوق برقراری هرگونه ارتباط خارج از محیط کار با مشتریان ممنوع است ، زیرا امکان دارد این گونه ارتباطات بر تصمیمات آن ها در مورد فرد مورد نظر تأثیرگذار باشد و منجر به اتخاذ تصمیم های نادرست وغیر منطقی و یا منتهی به درخواست های غیرمعقول از طرف مشتری شود.

 از سوی دیگر ممکن است برقراری چنین ارتباطاتی درصورت عدم اجرای خواسته های نامعقول مشتری و برملا شدن آن، به بدنامی مدیران و کارکنان صندوق بیانجامد.

 اظهار نظر

کارکنان صندوق مجاز نیستند از طرف صندوق به صورت رسمی و یا غیررسمی دربارۀ موضوع و یا اعمال روشی اظهارنظر کنند، بویژه آنکه اظهارنظر آنان منجر به ایجاد تعهد برای صندوق شود.  بدیهی است در صورت نیاز به حضور هر یک از کارکنان در جلسه، مذاکره و ... به عنوان نمایندۀ صندوق، مجوز لازم همراه با اعلام حدود اختیارات، به ایشان داده خواهد شد.

تلفن ها، کامپیوترهای شخصی، دستگاه های نمابر و کپی، اتاق های کنفرانس و ... به منظور کسب و کار امور صندوق در اختیار کارکنان قرار می گیرد، بنابراین استفاده شخصی از هریک غیرمجاز و ممنوع است.

 تلفن های شخصی باید محدود و بنا به ضرورت انجام شود و نشانی پستی و الکترونیکی صندوق نیز نباید برای استفاده شخصی به کار رود.

 به منظور حفظ محیط کاری ایمن و توأم با احترام، کارکنان نمی توانند از امکانات پست الکترونیک و اینترنت صندوق برای انتقال یا ذخیره موضوعات ناشایست و یا به هر شکل متضاد با سیاست های صندوق، استفاده کنند .بهره گیری نادرست و یا خلاف از منابع صندوق، اقدام غیر قانونی تلقی می شود و با آن برخورد خواهد شد.

 منابع صندوقی در طول دوران استخدام ، به امانت در اختیار همکاران قرار می گیرد و  ضروریست همکاران محترم  ضمن امانت داری وحفظ اموال، همۀ آن ها را در پایان دوره خدمت به صندوق تحویل داده نمایند . تجهیزات سخت افزاری ونرم افزاری فناوری نیز از دارایی های مهم صندوق محسوب می شود که کارکنان باید در حفظ و نگهداری هر یک از آن ها کوشا و متعهد باشند.

 5-1.ارتباطات تجاری و ضبط آ نها

تمامی مراودات و ارتباطات (شفاهی و کتبی) در صندوق باید براساس استانداردهای رفتار حرفه ای انجام شود چرا که  همه این ارتباطات نمایانگر استانداردهای حرفه ای صندوق است . صندوق از کارکنان خود می خواهد که در ارتباطات و مراودات خود متعهدانه، صادقانه، محترمانه ، شفاف و دقیق برخورد کنند و ضمن خودداری از بزرگ نمایی، تملق گویی و چاپلوسی در محیط کار، اساس کارها را بر بررسی و توجه دقیق قرار دهند و از هرگونه حدس و گمانه زنی خودداری کنند.  حفظ امانت در بهره گیری از منابع و درج آن ها در گزارش ها،به طور جدی مورد تاکید صندوق است.

 ارتباطات درون و بیرون سازمانی معمولاٌ از طریق مذاکره یا مکاتبه برقرار می شود که می تواند به صورت مکاتبه کاغذی، پست الکترونیک، پست صوتی و یا یادداشت های غیررسمی باشد . صرف نظر از نوع ارتباط، روش جاری صندوق، حفظ شهرت و محبوبیت صندوق است.

 5-2.مکاتبات کاغذی / پست الکترونیک / نمابر

پست الکترونیک (E-mail)   فرم مهمی از مکاتبات داخلی و خارجی و از مستندات مکتوب است که درپاره ای موارد لزوم ارائه آن به عموم مردم فراهم می شود به همین دلیل نگارش تمامی مکاتبات صندوقی بدون توجه به نوع ونحوه ارسال آن ها، باید با درج اصطلاحات حرفه ای انجام شود.

انجام مکاتبات صندوقی به هر نحو ، باید منطبق با سیاست ها باشد و دقت در چگونگی عدم افشای غیرمجاز اطلاعات در آن لحاظ شود. در برقراری ارتباطات نوشتاری، نکات زیر باید مورد توجه قرارگیرد:

 -  متن مکاتبات مانند هر متن رسمی محترمانه، صادقانه، شفاف و دقیق باشد.

  - اطمینان حاصل شود که متن نوشته شده با سیاست ها و استانداردهای حرفه ای صندوق همخوانی دارد.

  - از افترا زدن و نگارش مکاتبات بحث برانگیز خودداری شود.

 -  هنگام نگارش پاسخ به پیام دیگران ، توضیح کافی برای جلوگیری از تفسیر غلط داده شود.

 پیام های ارسالی با پست الکترونیکی از طریق شبکه های عمومی مانند اینترنت به خارج صندوق فرستاده می شوند بنابراین امکان دارد به هر دلیلی به مقصد نرسند و شخص/ اشخاص دیگری آن ها را دریافت کند. به همین علت ،فرستنده پیام باید مراقبت های لازم را در ارسال آن انجام دهد و متن ارسالی حاوی اطلاعاتی نباشد که موجب سوء استفاده و یا آسیب رساندن به صندوق، مشتریان، کارکنان و یا سهامداران شود.

 5-3.چگونگی استفاده از منابع صندوق

صندوق برای انجام وظایف محوله معمولاً در اتاق کار، تجهیزات یا اموالی را در اختیار کارکنان قرار می دهد.بدیهی است اموال و تجهیزات برای کسب و کار صندوق استفاده می شود و در صورت اثبات هرگونه سوء استفاده غیرقانونی از آن، صندوق حق تحقیق و تفحص را در زمینه های مختلف تا کنترل فایل های مکاتبات الکترونیک کارکنان دارد. زمینه هایی که نیاز به این گونه بررسی ها را مجاز می نماید عبارتند از:

 درخواست های نامشروع، نامه های زنجیره ای، کپی، ذخیره و یا ارسال اطلاعات محرمانه به اشخاص غیرمجاز،استفاده های شخصی فراوان و غیرمجاز که با سیاست های صندوق در تضاد باشد و یا هر نوع استفاده دیگری که به صندوق و سرمایه گذاران آن آسیب برساند.

 6-1. تراکنش های ممنوع در حساب ها

کارکنان مجاز نیستند تراکنش های مربوط به حساب خود، اعضای درجه یک خانواده از قبیل والدین ، همسر، فرزندان، برادر و خواهر و ... ، حساب هایی که منافع مالی شخصی در آن دارند و یا امضاءدار آن حساب هستند، پردازش یا ثبت کنند. تمامی تراکنش های حساب باید در تطابق کامل با سیاست ها و دستورالعمل های صندوق باشد.

 تراکنش های غیرمجاز شامل (و نه محدود) موارد زیر است:

 -  باز کردن، بستن و انتقال بین حساب ها بدون اجازه و تأیید مسئول آن.

 -  نقل و انتقال وجوه بدون تأیید.

 -  اعمال تراکنش هایی که با سیاست ها و دستورالعمل های صندوق مغایرت دارد.

 انحراف از این دستورالعمل ها به عنوان تضاد با استانداردهای رفتاری تلقی و در صورت بروز چنین مواردی با متخلف برابر مقررات برخورد می شود.

  6-2.ساز و کارهای تشویق کارکنان

صندوق اعتقاد دارد ساز و کارهای تشویقی که برای کارکنان امکان دریافت پاداش های مالی را در ازای ارائه خلاقیت و کارایی فراهم می کند لازم و ضروری اند و موجب تشویق کارکنان در جهت افزایش سود سهامداران و مشتریان می شود.

 دستیابی به منافع مالی از راه های نادرست مانند دست کاری اسناد صندوق، باز کردن حساب های غیرواقعی، تحریف برنامه ها، ارائه گزارش های غیرواقعی و دست کاری ارزش یابی ها غیرمجاز است و با این موارد برخورد قانونی و در نهایت منجر به اخراج فرد خاطی می شود.

 دقت عمل و اطمینان از صحت عملکرد کارکنان بویژه در درج صحیح اعداد و ارقام مندرج در اسناد، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است ؛ زیرا این اطلاعات اساس گزارش های صندوق را تشکیل می دهد . اسناد مورد نظرعبارتند از:

  - اسناد حسابداری به صورت عام.

  - اسناد حسابداری مرتبط با اعطای تسهیلات.

  - عملیات تراکنش های متفاوت صندوقی

  - تمامی مواردی که به عنوان بخشی از کسب و کار روزانه صندوق محسوب می شود.

 ساعات ورود و خروج کارکنان صندوق نیز به عنوان اطلاعات ضروری، در سیستم های داخلی صندوق ثبت و ضبط می شود، بنابراین هر نوع سند سازی کارکنان به منظور افزایش ساعات کارکرد خلاف مقررات است و با آن برخورد مناسب خواهد شد.

 7-2.راهنمایی غیرمجاز

کارکنان صندوق مجاز نیستند حسب درخواست مشتری و به منظور راهنمایی آن ها در مواردی خارج از تخصص خود و امور جاری صندوق، اظهار نظر کنند.

 تضاد منافع چیست؟

تضاد منافع هنگامی بروز می کند که مسئولیت های صندوقی کارکنان در تضاد با منافع شخصی آن ها در خارج ازصندوق قرار گیرد و بر تصمیم گیری ها، عملکرد و نحوه ارائه خدمات به مشتریان و سازمان تأثیر گذارد.

 مدیران و کارکنان صندوق نمی توانند هم زمان با صندوق در استخدام نهاد ، شرکت یا سازمان دیگری باشند که با کسب و کار صندوق در رقابت است و یا تضاد منافع ایجاد می کند. هرگونه تضاد منافع بالقوه و بالفعل باید به مرکز تلفن اصول رفتار حرفه ای صندوق گزارش شود.

 بدیهی است تخصص های کسب شده کارکنان در دوره خدمت، می تواند به موقعیت های شغلی خارج از صندوق فرد ،از جمله مشاوره بیانجامد. در این گونه موارد ضروری است قبل از هرگونه اقدامی مراتب به مافوق اعلام تا اطمینان کامل از عدم ایجاد تضاد منافع شخصی و سازمانی حاصل شود.

 به منظور پرهیز از تضاد منافع، کارمندان بدون تایید عالی ترین مقام صندوق نمی توانند عضویت هیئت مدیره یا کمیسیون مؤسسات سهامی عام، خیریه و یا انتفاعی و دارای شرایط زیر را بپذیرند:

 -  با صندوق دررقابت باشد.

 -  به صندوق از بابت تسهیلات، قرارداد و یا فعالیت های دیگر بدهی سنگین داشته باشد.

  - طرف مقابل صندوق در هرقرارداد و یا دعوی قرار داشته باشد.

 هیچ یک از کارکنان صندوق مجاز به ارائه مشاوره مالی به هیچ یک از مشتریان نیستند.

صندوق به عنوان ارایه دهنده خدمات مالی به مردم وظیفه خود می داند تمامی راه های امکان استفاده پولشویان را مسدود کند و بنابراین با سیاست ها، دستورالعمل ها و بخشنامه های پیاده شده در سازمان ، توجه ویژۀ خود را به رعایت قوا نین  "مبارزه با پولشویی" (AML) معطوف داشته است. صندوق نباید به عنوان مسیری برای  پولشویی، تأمین مالی تروریسم و یا سایراعمال خلاف به کار رود . یکی از راه های مقابله با موارد مذکور، شناسایی و گزارش فعالیت های مشکوک و پیروی از دستورالعمل های شناسایی مشتریان است (KYC)  که قصوردر رعایت این قوانین می تواند عواقب شدیدی برای صندوق به دنبال داشته باشد.

دستورالعمل های گزارش دهی در خصوص پولشویی و تقلب:

 درصورت شناسایی موارد پولشویی و یا تأمین مالی تروریسم، با توجه به بخشنامه های صادره، باید هر چه سریعتر به بخش مبارزه با پولشویی واقع در مدیریت ریسک گزارش شود.

 چنانچه فعالیت های خرابکارانه، اعمال غیرمعمول یا مشکوک، کاهش وجه غیرقابل توجیه بدون ارتباط به پولشویی و تأمین مالی تروریسم شناسایی شده باشد (مانند شرکت های هرمی و ...) ، لازم است مراتب به مدیریت بازرسی و حسابرسی داخلی گزارش شود.

در صورتی که در زمینۀ اصول رفتار حرفه ای صندوق سؤالاتی دارید، می توانید با مدیر یا سرپرست خود درمیان بگذارید.